PASÓ A PASO DE ACCES

PASÓ A PASO DE ACCES 

ADRIANA HERNANDEZ LOSADA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA (908403)

NEIVA-HUILA

2015

PASÓ A PASO DE ACCES

1.    INICIO: Todos los programas clic en Microsoft Acces 2010

2. Abrimos Acces damos clic en Base de Datos Blanco

INICIO

Corta lo que tenemos Seleccionado. (CTRL + X)

Copia lo que tengas Seleccionado. (CTRL + C)

Copia el Formato de lo Seleccionado. (CTRL + Mayus + C)

Pegar: Pegaría en el documento lo que tenemos en el Portapapeles.

Podemos Seleccionar que queremos Pegar.

Pegar Todo: Nos pegara todo lo que tenemos.

  --  Si es Posible, no siempre se puede hacer.

Borrar Todo: Limpia el Portapapeles.

Opciones para la Fuente de Letra, tipo, medida, grosor, colocación, etc.

Con estas opciones, colocaremos el texto en el documento y le daremos formato.

Ejemplo: Negrita: HOLA   Cursiva: HOLA  Subrayada: HOLA

Opciones de colores: Fuente, Fondo, Relleno y División.

Estas opciones las utilizaremos para dar mejor presencia a nuestra Base de Datos.

Formato de la Hoja de Datos: Fuente

Opciones para dar efectos  y relieve a las celdas y cuadricula

OPCIONES DE REGISTRO

Diferentes opciones que podremos hacer a los registros de la Base de Datos, entre ellos Nuevo, guardar, eliminar, sumar totales, revisar el texto, actualizar y dar formato a las Celdas.

OPCIONES DE  ORDENACION Y FILTRO

OPCIONES DE BSUQUEDA, REEMPLAZO Y SELECCION

En Buscar: Escribiremos el texto que buscamos.
En Coincidir: Selecciona la opción que quieras.
Pulsa Buscar siguiente: Haz Clic en Reemplazar y saldrá la opción de Reemplazo.

CREAR

Crear o Personalizar Barra de Herramientas

PLANTILLAS Y TABLAS

1. Elemento de aplicación (Plantillas):

Insertar o crear un parte de una base de datos o una aplicación de datos completa.

Cree tablas, formularios e informes como partes de bases de datos. Guarde combinaciones y úselas para formar componentes comunes. También puede guardar una aplicación completa.

2.Tabla:

Crear una nubea tabla vacia. Puede definir los campos directamente en una nueva tabla o abrir la tabla en viasta diseño.

3.Diseño de tabla:

Crear una nueva tabla en blanco en la vista diseño. Puede agregar campos, establecer opciones de indice y realizar otras tareas de diseño de tabla avanzado.

4.Lista sharePoint: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos, Personalizados, Lista exitente sharePoint.

CONSULTAS

ASISTENTE CONSULTAS:

Muestra el Asistente para consultas, que le ayuda a creae una consulta simple, una de tabla de referencias cruzadas, una para busqueda de duplicados o una de busqueda de no coincidentes.

DISEÑO DE CONSULTA:

Crear una nueva consulta en blanco en vista de diseño.

Se muestra el cuadro de dialogo Mostrar tabla desde el que puede seleccionar tablas o consultas para agregarlas al diseño de consulta.

FORMULARIOS

DESEÑO DEL FORMULARIO:

Crear un nuevo formulario en blanco en la vista diseño.

En la vida Diseño, puede realizar cambios de diseño avanzados en formularios como agregar tipos de controles y código se escritura.

FORMULARIO EN BLANCO:

Crear un formulario sin controles ni formato.

NAVEGACION:

Crar un formulario que permite explorar distintos formuilarios e informes.

MAS FORMULARIOS:

Varios elementos, Hoja de datos, Formularios dividido, Cuadro de dialogo modal, Graficos dinamicos, Tabla dianmica.

INFORMES Y MACROS

DISEÑO DE INFORME:

Crear un nuevo informe en blanco en la vista Diseño.

En la vista Diseño, puede realizar cambios de diseño avanzados en informes como agregar tipos de controles y códigos de escritura.

INFORME BLANCO:

Crear un informe vacio para que pueda insertar campos  y ocntroles y deseñar el informe.

MACRO:

Agregar logica a la base de datos para automatizar tareas repetitivas y crear interfaces mas faciles de usar.

CODIGOS DE ESCRITURA.

 

Modulo, Modulo de Clase, Visual basico ,abre el edictor visual basico.

DATOS EXTERNOS

IMPORTAR Y VINCULAR

IMPORTACIONES GUARDADAS:

Muestra y ejecuta las operaciones de importación que haya guardado anteriormente.

EXCEL:

Importar a una hoja de cálculo de Excel

Importa o vincula datos en un archivo de Microsoft Excel.

ACCESS:

Importa o vincula datos con datos de otra base de datos de Access.

BASE DE DATOS ODBC:

Importa datos o los vincula en una base de datos ODBD, como SQL server.

ARCHIVO DE TEXTO:

Importa o vincula datos en un archivo de texto de ancho dijo o delimitado.

ARCHIVO XML:

Importar un archivo XML

MAS: Mas

EXPORTAR

EXPOTACIONES GUARDADES:

Muestra y ejecuta las operaciones de exportaciones guardadas anteriormente.

RECOPILAR DATOS

ADMINISTRAR RESPUESTAS:

Muestra las respuestas a los datos recogidos en mensajes de correo electrónico y utilizarlos para actualizar sus datos.

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

HERRAMIENTAS

Herramientas: Compactar y reparar base de datos

MACRO

VISUAL BASICO: Abre el editor de visual básico

EJECUTAR MACRO: Ejecutar macro

RELACIONES

RELACIONES:

Define como se relacionan los datos en las tablas, como hacer coincidir campos de identificación o campos de nombre en diferentes tablas.

ANALIZAR

DOCUMENTOS DE BASE DE DATOS

ANALIZAR RENDIMIENTOS

ANALIZAR TABLA

MOVER DATOS

SQL SERVER:

Migra un parte o toda la base de datos a una base de datos nueva o existente del servidor SQL de Microsoft.

BASE DE DATOS DE ACCESS:

Divide una base datos en dos archivos: uno que contienen tablas y uno que contiene consultas y formularios.

SHAREPOINT:

Mueve las tablas a una lista de SharePoint y crea vínculos a dichas tablas en la base de datos.

COMPLEMENTOS

Complementos

ARCHIVO

Guardar base de datos como, Abrir, Cerrar base de Datos,

CUESTIONARIO DE ACESS

CUESTIONARIO DE ACESS

ADRIANA HERNANDEZ LOSADA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA (908403)

NEIVA-HUILA

2015

CUESTIONARIO ACESS

LAURA CAMILA ACHURY CORREA

CRISTHIAN ALEJANDRO CHARRY LOMBANA

ESMERALDA CONSUELO HERRERA GARCIA

INSTRUCTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA (908403)

NEIVA-HUILA

2015

CUESTIONARIO DE ACCES CON RESPUESTAS

Responda las siguientes preguntas sobre ACCESS

1.    QUE ES ACCESS?

2.    PARA QUE SIRVA ACCESS?

3.    QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

4.    EN QUÉ AREAS MULTIPLES SON UTILES LAS BASES DE DATOS?

5.    QUÉ ES UN GESTOR DE BASE DE DATOS?

6.    QUÉ ES LO QUE DEBE PERMITIR UN GESTOR DE BASE DE DATOS?

7.    QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

8.    QUÉ SE PUEDE HACER POR MEDIO DE MICROSOFT ACCESS?

9.    QUÉ ES LA BASE DE DATOS?

10. QUÉ ES LA TABLA?

11. QUÉ ES CAMPO?.

12. QUÉ ES REGISTRO?

13. CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LA BASE DE DATOS?

14. CUÁLES SON LAS TABLAS DE LAS BASES DE DATOS?

15. QUÉ POSEEN LAS TABLAS?

16. CUÁLES SON LAS CARACTERISTICAS DE NOMBRE DEL CAMPO?

17. CUÁL ES LA DESCRIPCIÓN DE CAMPO?

18. CUÁLES SON LOS TIPOS DE DATOS?

19. CUÁLES SON LOS TIPOS DE TAMAÑOS DE DATOS NUMERICOS?

20. QUÉ ES FORMATO?

21. QUÉ ES MÁSCARA DE ENTRADA?

22. CUÁLES SON LAS 3 PARTES PARA CREAR UNA MÁSCARA DE ENTRADA?

23. REALICE UN PASO A PASO PARA CREAR UNA BASE DE DATOS?

DESARROLLO

1.    Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Office.

2.    Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera.

3.    Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

4.    Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee y de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos y al estar organizados y distribuidos adquiere el aspecto de base.

5.    Es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.

6.    Permite: Introducir datos, Almacenar datos, Recuperar datos y trabajar con ellos, Ordenar los datos, Realizar búsquedas, Mostrar distintas vistas de los datos, Realizar cálculos sobre los datos, Resumir datos, Generar informes a partir de datos e Importar y exportar datos.

7.    Es un programa para la gestión de bases de datos que permite diseñar las estructuras para almacenar la información y los medios para su introducción y explotación.

8.    Se puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos, se puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas y analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes.

9.    es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de información.

10. Es una colección de datos (registros homogéneos) con la misma estructura. Si se disponen los datos en una hoja de cálculo, una columna siempre tiene el mismo tipo de dato, por ejemplo un número de carnet, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto número de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc.

11. Es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo.

12. Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación.

13. Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros, Módulos.

14. Es el elemento principal de las bases de datos pues es la que almacena toda la información que se manipulara es decir, son acumuladores de registros, ingresados de manera directa en la tabla o por medio de uno o varios formularios.

15. poseen campos cuya propiedad principal es aceptar datos de distintos tipos, como son: Texto, Memo, Numérico, Fecha/hora, Moneda, Autonumérico, Si/No, Objeto OLE e Hipervínculo, lo cual ayuda a mantener la integridad de la Tabla y sus registros.•En esta columna se introduce el nombre de los campos.

16.  

ü  •La columna tiene un máximo de 64 caracteres.

ü  •Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio.

ü  •No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiración, los acentos graves ni los corchetes.

ü  •Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.

ü  •El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos.

17. •En esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad, El texto que se introduzca aparecerá en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, de este modo se facilita el introducir el contenido adecuado en cada campo.

18. Texto: Almacena cadenas de caracteres, ya sean números, letras o símbolos.

•Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones (Hay cinco tamaños) .

•Fecha/hora: Fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.

•Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente.

•Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro.

•Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.

•Moneda: Para almacenar valores de moneda.

•Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

19.

 •Byte: Utilizado para almacenar el rango de 0 a 255

•Entero: Para el rango entre -32768 y 32767

•Entero Largo: Para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647

•Simple: para números decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales

•Doble: Para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales

20. Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.
El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos, por ejemplo los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un determinado número de decimales.
Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido.

21. Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada. Es decir permite facilitar la entrada de datos y controlar los valores que los usuarios capturaran

22.

• Presenta la máscara de entrada

• Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se guarden

• Específica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara Access por defecto utiliza el subrayado.